Que es Home Office y Como Hacerlo Efectivo

A consecuencia de la pandemia del COVID-19 y del Quédate en Casa, las empresas y negocios con sistemas de trabajo tradicionales, han tenido que incorporar el ahora famoso Home Office, ofreciendo un sistema de trabajo, que, apoyado por la tecnología, puede resultar más productivo, eficiente y satisfactorio de lo que la mayoría se imaginaba.

Este sistema de trabajo Home Office, que hasta hace unos años era impensable, hoy ha dejado al descubierto, que el trabajo desde casa puede brindar múltiples beneficios, tales como:

  1. Mejor utilización de la infraestructura de la empresa
  2. Mayor productividad de su personal
  3. Ahorro en recursos para el trabajador
  4. Satisfacción laboral
  5. Colaboración centrada en los resultados
  6. Actualización en el manejo de herramientas tecnológicas
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Sin embargo, estos y muchos otros beneficios, no son obra de la casualidad y requieren de un análisis, un plan y una ejecución que nos lleve a un Home Office Efectivo

Así que, sin pretender ser los maestros del Home Office, vamos a exponer lo que hemos aprendido de este sistema de trabajo, ya que en ADWEBSYS durante los últimos 12 años hemos practicado el Home Office de manera muy efectiva.

Algunos dicen que el Home Office consiste en trabajar en Casa, un Café Internet, un Parque o cualquier sitio diferente a la oficina de la empresa, esta es una idea que, si no es del todo errónea, tampoco es correcta.

Otros consideran que llevar el trabajo a casa es un sacrilegio y eso tampoco es muy cierto, ya que no se trata de llevarnos a casa el trabajo que no hicimos en la oficina de la empresa, robándole tiempo a la familia o a nosotros mismos.

Empecemos por traducir con Google del Inglés el termino Home Office y nos resulta Oficina en Casa, es decir tener un espacio de trabajo u oficina dentro de casa.

¿Y porque no dentro de un café? etc., pues precisamente porque ahí no podemos tener de manera adecuada un espacio adaptado y controlado que nos brinde todo lo que requerimos para ser eficientes y realizar nuestras funciones de manera igual o mejor de lo que lo haríamos en la oficina de la empresa.

Si bien, podemos partir del consenso de lo que es Home Office, como ya lo mencionamos se requieren de ciertos factores a considerar para llevarlo a cabo de manera efectiva, es por eso que a continuación detallaremos los más importantes.

El lugar

Este punto es por mucho uno de los más importantes, ya que para poder empezar a hacer un verdadero Home Office, tenemos que seleccionar un lugar en nuestro hogar en el que podamos tener privacidad, ventilación adecuada, clima, espacio y todo lo necesario para trabajar sin distracciones y con comodidad. 

Reflexiones: 

Es cierto que no todos contamos con lugares o espacios en nuestras casas para dedicarlos o adaptarlos para realizar Home Office, pero si queremos los beneficios del Home Office, será necesario hacer concesiones y cambios para obtener los beneficios que esperamos.

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El mobiliario

-Un escritorio o mesa
-Un archivero o los cajones necesarios
-La silla cómoda o ergonómica
-Libreros o estantes

Reflexiones: 

Al igual que con el punto anterior, resulta que cuando iniciamos el Home Office nos percatamos de que no contamos con el mobiliario adecuado y esto es natural, nuestra casa era para vivir y no para trabajar, pero de seguro podemos encontrar lo necesario para hacer un Home Office Efectivo. Así que negocie con la familia, mueva o reconvierta espacios, asigne mobiliario y prepárese a disfrutar de las ventajas del Home Office Efectivo.

Equipo de Cómputo

-Computadora, monitor o Laptop
-Dispositivos móviles
-Micrófono, bocinas, diadema, audífonos
-Webcam o cámara de video
-Sistema Operativo (Windows o Mac)
-Software (Office y Otros)
-Antivirus
-Conexión a Internet

Reflexiones: 

Generalmente sucederá que nuestro equipo de cómputo es deficiente, ya que antes era un equipo casero, no adecuado para trabajar, así que bajo estas nuevas necesidades habrá que dedicar recursos propios o de la empresa para actualizarlos, así que negocie con su empresa para que ambos puedan beneficiarse con estas adecuaciones.

Revise la velocidad de su internet, generalmente podría ser menor a la que ahora necesita, ya que la transmisión de audio y video consume un mayor ancho de banda al que normalmente usaría solo para sus tareas caseras, solicite un aumento del ancho de banda y asegúrese de que su equipo la utiliza al máximo.

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Programas de comunicación a distancia

Afortunadamente la tecnología de comunicación a distancia está muy avanzada y nos permite tener comunicación con nuestros jefes y colaboradores de una manera ágil, eficiente y en ocasiones hasta divertida, programas como: Skype, Zoom, Google Meet, WhatsApp, Messenger y otros no son difíciles de usar y una corta capacitación nos pondrá al día en su uso.

Reflexiones:

Es importante que los directivos de las empresas determinen cual programa les resulta más atractivo, ya sea por costo, administracion o efectividad, y que todos los participantes cuenten con la capacitación suficiente para que sus conocimientos y manejo de estas herramientas de trabajo no sean un obstáculo para lograr un Home Office Efectivo.

Disciplina

-Horarios
-Presentación personal e higiene

Reflexiones:

Al hacer Home Office se requiere de responsabilidad e iniciativa propia para establecer y cumplir con los horarios de trabajo, de descanso, de comida y además debemos llevar a cabo las tareas en un tiempo especificado o acordado con la empresa, ya que, si bien al estar en casa tenemos privacidad y comodidad, aun nos encontramos trabajando, o en palabras más precisas, estamos vendiendo nuestro tiempo y conocimientos al servicio de una empresa.

Por otro lado, la presentación personal, como el aseo, la estética y la ropa de trabajo se hacen indispensables para mantenernos, no solo presentables para cualquier posible conferencia por video, sino también para eliminar la flojera y relajamiento que nos proporciona el pijama.

Control de Distractores

-Ruidos internos y externos
-Comidas, entremeses y botanas
-Hijos, sobrinos y niños en general
-Esposos, parejas o compañeros
-Mascotas
-Vecinos y amigos
-Llamadas personales
-Redes sociales

 

Reflexiones:
Es muy común que en lo que nos acostumbramos al ambiente y el ambiente a nosotros, nos encontremos distractores que no teníamos identificados, ya que normalmente a horas de trabajo estábamos en la oficina de la empresa y no en casa.

Así que dé inicio deberá tratar de identificar y aislar la mayor cantidad de distractores o interrupciones posibles, pero muy probablemente descubra otros distractores que no imaginaba, no se preocupe si esto sucede su jefe o compañeros de trabajo comprenderán y aunque es posible que se burlen, esa burla será un precio muy bajo que tendrá que pagar para asegurarse de que ese interruptor no se vuelva a repetir.

Lo importante es que usted trate de acotar esas interrupciones y anuncie con bombo y platillo a sus familiares, amigos y vecinos que las condiciones de contacto han cambiado.

También debe hacer algo con sus mascotas, para ellos esto también es nuevo y tendrá que entrenarlos para que no le interrumpan.

 

Por último, es frecuente que, si no es usted una persona disciplinada con la comida,  el Home Office resulte en un gran aumento de peso, así que impóngase una dieta estricta, para no correr por bocadillos o premios alimenticios frecuentemente. 

Si le gusta la música, asegúrese de mantener un volumen adecuado y de ser posible que esta música se interrumpa cuando reciba llamadas, conferencias o reuniones virtuales.

Si el lugar que escogió para el Home Office esta cercano a la ventana es probable que tenga que aislarse de ruidos externos sobre todo si vive en lugares ruidosos, existen múltiples opciones que van desde ventanas a prueba de ruidos, hasta cortinas acolchadas.

Acostúmbrese a mantener a raya sus redes sociales, es muy común que al estar en casa se nos facilite consultarlas o interactuar con ellas, pero disciplínese y déjelas fuera del Home Office Efectivo mediante un horario muy estricto.

Puntos Finos y Balance

-Entregas a tiempo
-Planeación del Trabajo
-Planeación de vida Personal
-Separación de tiempos
-Capacitación
-Desarrollo Personal

Reflexiones:

Pongamos un ejemplo, entregaste a tiempo un trabajo, sacrificando tus tiempos libres, fines de semana y otros desvelos.

Pensar, que es de aplaudir esa entrega es completamente equivocado y perverso.

Ya que lo único que demostraría, es que no hubo la adecuada planeación de tiempos de trabajo, de planeación de vida personal y que no tienes respeto por los tiempos que debes dedicar al trabajo y a tu vida personal y por lo tanto no estás haciendo un Home Office Efectivo.

La realidad es que para lograr un Home Office Efectivo tendrás que balancear adecuadamente tu vida laboral y personal, separando claramente sus tiempos.

 

Dedica tiempo a la capacitación que necesites para dominar el Home Office, y no dejes de lado tu Desarrollo Personal, es importante que logres el balance en tu vida, dedicando tiempo al trabajo, al ejercicio, a tu familia, a tu mascota, a tus amigos y a todas las actividades de tu interés.

Considera que ninguna empresa paga por tiempo, en realidad todas pagan por resultados.

Muchas empresas tienen miedo del Home Office, porque sienten que pierden el control de la supervisión y vigilancia, pero si cumples con estos prácticos consejos ten por seguro que ese miedo se irá al ver los resultados.

Veamos algunas de las Ventajas que ofrece el Home Office

Sectores que se pueden beneficiar del Home Office

Si bien, el Home Office tiene muchas ventajas y suele demostrar ser un gran modelo de trabajo, también es cierto que no todos los sectores y profesiones se pueden beneficiar de este modelo de trabajo, a continuación, los más comunes:

1-Sector Educación:

Frecuentemente oímos el termino educación a distancia sin embargo generalmente no se realizaba desde casa para ambos participantes, pero dadas las actuales circunstancias, mucho de estos profesores y alumnos terminaron adaptándolo de manera completa al Home Office.

Sin duda el Sector Educación, crecerá tremendamente como Home Office, aunque hay que aclarar que nos referimos principalmente a la educación media y superior en donde la madurez del alumno le permite manejar con responsabilidad y disciplina sus estudios.

2-Sector Comunicadores, Diseñadores y Medios Audiovisuales

Quizá estas sean las profesiones que mayor facilidad tiene para trabajar bajo este sistema de trabajo, ya sea como freelancers o trabajadores independientes o contratados de manera permanente por la empresa.

Todas estas jóvenes profesiones están acostumbradas a la tecnología y generalmente utilizan como materia prima de su trabajo la creatividad, por lo que el sistema de trabajo Home Office resulta muy conveniente para explotarla, ya que un ambiente controlado por ellos mismos les resulta propio para desarrollar su inspiración.

3- Sector Mercadotecnia y Publicidad

Este sector al igual que el anterior, resulta extremadamente afín al Home Office, y ya sea que se trate de independientes o fijos, si logran romper la barrera que normalmente proviene del cliente, que está acostumbrado a reuniones físicas, juntas presenciales, y presentaciones personales, seguramente encontrará muchos beneficios en el Home Office.

Así que, como parte de su creatividad, si logra vender la ideas de este sistema de trabajo a sus clientes, podrá desarrollar impactantes presentaciones, utilizando las videollamadas y la posibilidad de incorporar a varios participantes en ellas.

4- Sector Contabilidad y Finanzas

Los que deciden estudiar estas profesiones tiene la gran ventaja y la libertad laboral que estas carreras brindan, ya sea que se labore en un gran despacho o se prefiera estar por cuenta propia, las tareas bien se pueden realizar desde casa.

Y si la decisión es mantenerse fuera de las corporaciones y trabajar con varios clientes a la vez no será necesario montar un despacho o pagar una renta más, ya que desde casa puede montar su oficina sin ningún problema pues la mayor parte del tiempo realizará consultorías que no es necesario hacer de forma presencial.


5-Sector Informático y Computación

Este sector es uno de los primeros que ha adoptado este sistema de trabajo ya que al igual que los sectores que utilizan su creatividad, un ambiente controlado por ellos les resulta muy atractivo para un buen desempeño de sus tareas.

Y precisamente por esto, este sector ha sido quien ha desarrollado todos esos programas que hoy en día utilizamos para desempeñarnos con éxito en nuestro Home Office y solo depende de nosotros el hacerlo Efectivo.

Bibliografía

Home office, ¿qué es y cómo aprovecharlo? Sigue estos consejos.2019.M. Vargas. https://www.occ.com.mx/blog/que-es-el-home-office-te-gustaria-trabajar-desde-tu-casa/
 
Home office: qué es, cómo hacer y buenas prácticas para rendir desde tu casa.2020.W.  Bernal. https://www.rdstation.com/mx/blog/home-office/

Home office: estas son las ventajas y desventajas de trabajar desde casa.2020.O. https://www.occ.com.mx/blog/home-office-5-ventajas-y-5-desventajas-de-trabajar-desde-casa/
 
Estos son los beneficios del home office; para empleados y empresas.2020.Redacción. https://www.excelsior.com.mx/adrenalina/estos-son-los-beneficios-del-home-office-para-empleados-y-empresas/1367808
 
10 beneficios del home office | IFP.2019A. https://www.ifp.es/blog/10-beneficios-del-home-office

Profesiones que permiten trabajar en casa (incluso sin cuarentena).2020K. Aguilar. https://vive.uvm.mx/vive/profesiones-que-permiten-trabajar-en-casa/